DESCRIPTIF DE L'OFFRE

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Missions générales :

- Accueillir les patientes et/ou leurs familles (physique et téléphonique) et faire le lien informatif
- Secrétariat habituel (dactylographie, téléphone, mail)
Missions spécifiques :

- Assurer le secrétariat du chef de service :
- Gestion des déplacements et des cumuls d'activité, gestion des autorisations de service avec l'ARS, transmission et contrôle des plannings du personnel médical (médecins, sages-femmes, internes), suivi des recrutements médicaux, transmission des litiges aux médiateurs

- Assurer la référence pour la recherche : envoi des échantillons, gestion des listes des demandes de dossiers,
demande de données auprès du PMSI, suivi des études cliniques
- Assurer la référence et l'accueil des internes et FFI et des stagiaires
- Garantir la communication entre différents partenaires hors de l'établissement : la faculté de médecine, la société
européenne de réanimation pédiatrique et néonatale (ESPNIC)
- Mettre à jour les protocoles
- Organiser les staffs
- Organiser des événements et formations : formation écho pulmonaire, journées de périnatalité, autres
- Accueillir les patients et/ou leurs familles et faire le lien informatif (accueil physique et téléphonique)
- Assurer une continuité de service lors des absences/congés

PRÉ-REQUIS

FORMATIONS ET/OU QUALIFICATIONS REQUISES :

- Baccalauréat Science médico-sociale, Baccalauréat spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat
- Anglais : niveau A2 ou supérieur apprécié

EXPÉRIENCE REQUISE :

- Expérience antérieure dans le domaine du secrétariat médical hospitalier.

COMPÉTENCES REQUISES

CONNAISSANCES PARTICULIÈRES :

- Renseigner les interlocuteurs
- Utiliser des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook), applicatifs métiers et internet/intranet ;
- Filtrer et orienter des appels téléphoniques et demandes internes et externes ;
- Définir et gérer des priorités ;
- Adapter son comportement et sa pratique professionnelle à la situation ;
- Résoudre des situations conflictuelles ;
- Prendre rapidement des notes ;
- Maîtriser la langue française (syntaxe, orthographe et grammaire).

QUALITÉS PROFESSIONNELLES REQUISES :

- Capacité relationnelle ;
- Respect strict de la confidentialité et discrétion ;
- Rigueur, sens de l'organisation et capacité d'anticipation ;
- Esprit d'équipe (remplacements, en cas de nécessité, au sein des secrétariats du Service) ;
- Adaptabilité et polyvalence (travail varié avec des acteurs diversifiés) ;
- Disponibilité ;
- Ponctualité.